L'essentiel à retenir sur les notes de frais
Conditions de validité
- ✓ Dépense engagée dans l'intérêt de l'entreprise
- ✓ Montant proportionné et raisonnable
- ✓ Justificatif obligatoire (facture, reçu)
- ✓ Mentions obligatoires : date, montant TTC, TVA
Types de remboursement
- ✓ Au réel : montant exact des dépenses
- ✓ Au forfait : allocation fixe selon barème URSSAF
- ✓ Exonération de cotisations sociales
- ✓ TVA récupérable selon conditions
Délais à respecter
- ✓ Salarié : 3 ans pour demander le remboursement
- ✓ Employeur : 5 ans maximum (prescription quinquennale)
- ✓ En pratique : généralement 30 jours
- ✓ Conservation justificatifs : 10 ans
Points de vigilance
- ✓ Coût moyen de traitement : 53€ par note
- ✓ Fraude moyenne : 747€/an par salarié
- ✓ 20% des salariés soumettent des factures non conformes
- ✓ Sans justificatif = pas de remboursement
Comprendre les notes de frais en entreprise
La note de frais constitue un document comptable essentiel permettant aux salariés d'obtenir le remboursement des dépenses professionnelles engagées dans l'intérêt de l'entreprise. Ce processus administratif, présent dans toutes les structures de la TPE au grand groupe, nécessite une gestion rigoureuse pour éviter les erreurs coûteuses et les fraudes.
Les différents types de frais professionnels remboursables
| Type de frais | Description | Conditions spécifiques | TVA récupérable |
|---|---|---|---|
| Frais de déplacement | Train, avion, taxi, véhicule personnel | Distance > 50 km du domicile ou > 1h30 en transport | Non (sauf péage) |
| Frais kilométriques | Utilisation véhicule personnel | Barème fiscal selon puissance et km parcourus | Non applicable |
| Frais de repas | Restaurant, repas d'affaires | Justification professionnelle requise | Oui (100%) |
| Frais d'hébergement | Hôtel, location temporaire | Mission éloignée du domicile | Non |
| Carburant | Essence, diesel, GPL | Véhicule de société ou mission | 80% diesel (tourisme) 100% (utilitaire) |
| Frais de télétravail | Internet, téléphone, équipement | Accord employeur nécessaire | Variable |
Le circuit de traitement d'une note de frais
1
Collecte
Le salarié rassemble tous les justificatifs de ses dépenses professionnelles
3
Validation
Le manager vérifie et approuve la demande de remboursement
4
Comptabilisation
L'équipe comptable enregistre et procède au remboursement
Barèmes de remboursement forfaitaire 2025
Important : Les montants forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales s'ils respectent les plafonds URSSAF.
Frais de repas
- Repas sur lieu de travail 7,40 €
- Repas hors lieu de travail 10,30 €
- Restaurant (obligation) 21,10 €
Mobilité professionnelle
- Indemnité journalière (max 9 mois) 82,50 €
- Installation nouveau logement 1 644 €
Récupération de la TVA sur les notes de frais
- Frais de repas et restauration : intégralement déductibles si justifiés professionnellement
- Péages autoroutiers : ponts, tunnels et autoroutes
- Stationnement : si emplacements réservés clients/personnel identifiés
- Carburant utilitaires : diesel et essence pour véhicules utilitaires
- Électricité : recharge véhicules électriques professionnels
- Gazole véhicules tourisme : 80% récupérable
- GPL gazeux tourisme : 50% récupérable
- Super-éthanol E85 : 80% pour véhicules de tourisme
- Transport de personnes : train, avion, taxi, bus, métro
- Hébergement : hôtels et locations (sauf ligne repas séparée)
- Indemnités kilométriques : remboursement forfaitaire sans TVA
- Essence véhicules tourisme : aucune récupération possible
- Location véhicules tourisme : TVA non déductible
Comptabilisation des notes de frais
Comptes comptables à utiliser
Plan comptable : Voir ici tous les comptes comptables| Compte | Libellé | Type de dépense |
|---|---|---|
6251 |
Voyages et déplacements | Transport, billets, frais kilométriques |
6256 |
Missions | Hébergement et repas en mission |
6257 |
Réceptions | Repas clients, invitations |
6234 |
Cadeaux | Présents offerts aux tiers |
6064 |
Fournitures administratives | Matériel de bureau |
4456 |
TVA déductible | Montant de la TVA récupérable |
421 |
Personnel - rémunérations dues | Crédit du montant TTC à rembourser |
Prévention et détection des fraudes
Fraudes courantes
- • Dépenses personnelles déguisées
- • Doublon de justificatifs
- • Gonflage du kilométrage
- • Fausses factures
- • Dépassement plafonds autorisés
- • Reçus de repas non payés
Moyens de contrôle
- • Validation hiérarchique systématique
- • Plafonds de dépenses par catégorie
- • Vérification GPS kilométrage
- • Contrôles aléatoires
- • Analyse des moyennes par service
- • Politique claire et communiquée
Solutions numériques
- • OCR scan intelligent
- • Détection automatique doublons
- • Alertes dépassement
- • Archivage valeur probante
- • Workflow validation
- • Reporting temps réel
Exemples pratiques de traitement
Cas n°1 : Déplacement commercial à Lyon
Un commercial basé à Paris se rend à Lyon pour rencontrer un client. Il utilise son véhicule personnel (6 CV fiscaux), parcourt 460 km aller-retour, déjeune au restaurant avec le client pour 45€ et prend une nuit d'hôtel à 85€.
| Frais kilométriques (barème fiscal) | Selon barème en vigueur |
| Repas restaurant (TVA 10%) | 45,00 € TTC (dont 4,09 € TVA récupérable) |
| Hébergement | 85,00 € (TVA non récupérable) |
| Total à rembourser au salarié | 130,00 € + indemnités km |
Cas n°2 : Formation professionnelle sur 3 jours
Une salariée participe à une formation à Lille. Elle prend le train (125€ A/R), mange sur place (3 déjeuners à 15€ et 2 dîners à 25€) et dort 2 nuits à l'hôtel (70€/nuit).
| Transport train | 125,00 € (TVA non récupérable) |
| Repas (3x15€ + 2x25€) | 95,00 € TTC (dont 8,64 € TVA récupérable) |
| Hébergement (2x70€) | 140,00 € (TVA non récupérable) |
| Total remboursement | 360,00 € |
Optimiser la gestion des notes de frais
Bonnes pratiques organisationnelles
Politique de dépenses claire
Définir les plafonds par catégorie, les fournisseurs privilégiés et les procédures de validation. Document accessible à tous les collaborateurs.
Circuit de validation optimisé
Limiter à 2 validateurs maximum (N+1 et comptabilité) sauf exceptions pour dépassements importants ou refacturation client.
Traitement régulier
Éviter l'engorgement de fin de mois en imposant une soumission hebdomadaire ou bi-mensuelle des notes de frais.
Solutions de dématérialisation
Gain de temps
Saisie en 2 minutes via smartphone, extraction automatique OCR des données, validation en temps réel.
Réduction des erreurs
Contrôles automatiques, détection des doublons, calculs TVA automatisés, alertes dépassement plafonds.
Conformité légale
Archivage valeur probante depuis 2019, conservation sécurisée 10 ans, traçabilité complète pour contrôles URSSAF.
Points d'attention particuliers
Perte de justificatif
En cas de perte, trois solutions possibles :
- Demander un duplicata au fournisseur
- Présenter un relevé bancaire avec document annexe précisant la nature de la dépense
- Rédiger une déclaration sur l'honneur (exceptionnellement, montants faibles uniquement)
Rappel : Sans justificatif valide, le remboursement peut être requalifié en avantage en nature soumis à cotisations.
Sanctions possibles
- Redressement URSSAF si requalification en salaire
- Redressement fiscal sur TVA indûment récupérée
- Licenciement pour faute grave en cas de fraude avérée
- Sanctions pénales pour fausses déclarations
Modèle type de note de frais
NOTE DE FRAIS - Modèle standard
| Date | Type de frais | Description / Motif | Lieu | Montant HT | TVA | Montant TTC | Justif. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/03/2025 | Transport | Train Paris-Lyon A/R - RDV client ABC | Lyon | 104,17 € | 20,83 € | 125,00 € | ✓ |
| 03/03/2025 | Repas | Déjeuner client ABC - M. Martin | Lyon | 40,91 € | 4,09 € | 45,00 € | ✓ |
| 10/03/2025 | Kilomètres | Visite prospect XYZ - 85 km A/R - 6CV | Orléans | Barème fiscal | 47,60 € | ✓ | |
| 15/03/2025 | Hébergement | Nuitée hôtel - Formation entreprise | Lille | 70,83 € | 14,17 € | 85,00 € | ✓ |
| 20/03/2025 | Péage | Autoroute A6 - Salon professionnel | Paris-Lyon | 20,83 € | 4,17 € | 25,00 € | ✓ |
| TOTAL | 236,74 € | 43,26 € | 327,60 € | ||||
Signature du salarié
Validation manager
Points clés pour remplir une note de frais
- Justificatifs obligatoires : Joindre impérativement tous les reçus, factures ou tickets correspondants
- TVA détaillée : Mentionner le montant et le taux de TVA pour chaque dépense éligible
- Frais kilométriques : Indiquer le trajet exact, la distance totale et la puissance fiscale du véhicule
- Repas clients : Préciser le nom, la fonction et l'entreprise de chaque invité
- Conservation : Garder une copie de la note de frais et des justificatifs pendant 10 ans
MODÈLE SPÉCIFIQUE - Note de frais kilométriques
| Date | Départ | Arrivée | Motif du déplacement | Km A/R | CV fiscaux | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05/03/2025 | Siège social Paris | Client ABC - Versailles | Présentation produit | 45 km | 6 CV | 25,20 € |
| 12/03/2025 | Siège social Paris | Prospect XYZ - Orléans | Premier contact commercial | 240 km | 6 CV | 134,40 € |
| 18/03/2025 | Domicile | Formation - Massy | Formation obligatoire | 35 km | 6 CV | 19,60 € |
| TOTAL KILOMÉTRIQUE DU MOIS | 320 km | 179,20 € | ||||
Note : Le calcul est basé sur le barème fiscal en vigueur. Pour 6 CV et moins de 5000 km/an : 0,56 €/km (barème indicatif à vérifier selon l'année)
Indicateurs de performance
53€
Coût moyen de traitement d'une note de frais
48€
Coût supplémentaire par erreur détectée
30 min
Temps moyen de traitement manuel
2 min
Temps avec solution digitale
Questions fréquentes sur les notes de frais
Une note de frais est un document établi par un salarié ou un dirigeant qui récapitule l'ensemble des dépenses professionnelles engagées avec ses fonds personnels dans l'intérêt de l'entreprise. Ce document, accompagné des justificatifs, permet d'obtenir le remboursement de ces sommes avancées. Il peut s'agir d'un formulaire papier ou d'un document numérique.
Peuvent être remboursés : les frais de transport (train, avion, taxi, péage), les frais kilométriques, les frais de repas et restaurant, les frais d'hébergement, les frais de télétravail, les fournitures de bureau, les frais de documentation professionnelle. La condition essentielle est que ces dépenses soient engagées dans l'intérêt de l'entreprise et pour les besoins de l'activité professionnelle.
Le salarié dispose de 3 ans pour demander le remboursement de ses frais professionnels, même après avoir quitté l'entreprise. L'employeur, de son côté, a légalement jusqu'à 5 ans pour procéder au remboursement (prescription quinquennale). En pratique, la plupart des entreprises remboursent dans un délai de 30 jours, souvent en même temps que le versement du salaire mensuel.
En cas de perte, trois solutions sont possibles :
- Demander un duplicata au fournisseur ou commerçant
- Présenter un relevé bancaire accompagné d'un document annexe précisant la nature et le contexte de la dépense
- En dernier recours et pour de petits montants uniquement, rédiger une déclaration sur l'honneur mentionnant : identité, coordonnées, description de la dépense et la mention "j'ai connaissance des sanctions pénales encourues par l'auteur d'une fausse attestation"
Un justificatif valide doit comporter : la date de l'opération, le montant TTC, le détail de la TVA (montant et taux), la description de la dépense, le nom du fournisseur. Pour certaines dépenses spécifiques : restaurant avec clients (noms et fonctions des invités), frais kilométriques (trajet, distance, puissance fiscale), hébergement (nombre de nuits, détail des prestations).
Les justificatifs de notes de frais doivent être conservés pendant 10 ans selon l'article L123-22 du Code de commerce. Depuis 2019, la conservation peut se faire sous format numérique avec archivage à valeur probante, ce qui permet de se débarrasser des versions papier une fois scannées et archivées correctement.
Au réel : L'entreprise rembourse exactement les sommes dépensées sur présentation des justificatifs. Le salarié doit conserver tous ses reçus et factures.
Au forfait : L'entreprise verse une allocation fixe selon les barèmes URSSAF, indépendamment des dépenses réelles. Le salarié n'a pas besoin de fournir de justificatifs mais l'entreprise doit documenter les raisons du versement. Si les frais réels dépassent le forfait, la différence reste à la charge du salarié.
Au forfait : L'entreprise verse une allocation fixe selon les barèmes URSSAF, indépendamment des dépenses réelles. Le salarié n'a pas besoin de fournir de justificatifs mais l'entreprise doit documenter les raisons du versement. Si les frais réels dépassent le forfait, la différence reste à la charge du salarié.
Oui, l'employeur peut refuser le remboursement si : la dépense n'est pas professionnelle, le montant est excessif ou déraisonnable, il n'y a pas de justificatif valide, la dépense dépasse les plafonds fixés par la politique interne, le délai de soumission fixé par l'entreprise est dépassé. En cas de refus injustifié, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes.
Non, les remboursements de frais professionnels ne sont pas imposables et sont exonérés de cotisations sociales, à condition de respecter les plafonds URSSAF et d'être justifiés. Si les montants dépassent les seuils autorisés, l'excédent est considéré comme un avantage en nature, soumis à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.
TVA récupérable à 100% : repas et restaurants, péages, stationnement (si emplacements réservés), carburant véhicules utilitaires, électricité véhicules électriques.
TVA partiellement récupérable : gazole véhicules tourisme (80%), GPL gazeux tourisme (50%).
TVA non récupérable : transport de personnes, hébergement, essence véhicules tourisme, indemnités kilométriques, location véhicules tourisme.
TVA partiellement récupérable : gazole véhicules tourisme (80%), GPL gazeux tourisme (50%).
TVA non récupérable : transport de personnes, hébergement, essence véhicules tourisme, indemnités kilométriques, location véhicules tourisme.
La TVA sur les repas est généralement de 10% (consommation sur place). Pour un repas à 45€ TTC : Montant HT = 45 ÷ 1,10 = 40,91€, TVA = 45 - 40,91 = 4,09€. Cette TVA est entièrement récupérable si le repas a un caractère professionnel justifié. Les boissons alcoolisées peuvent avoir un taux différent (20%).
Les indemnités kilométriques sont calculées selon le barème fiscal publié annuellement par l'administration. Le calcul prend en compte : la puissance fiscale du véhicule (CV), le nombre de kilomètres parcourus dans l'année, la distance du trajet. Le barème couvre les frais de carburant, d'entretien, d'usure et d'assurance. Attention : ces indemnités ne permettent pas de récupérer la TVA.
L'employeur n'a pas l'obligation légale de rembourser les trajets domicile-travail avec véhicule personnel. Cependant, il doit prendre en charge 50% des abonnements de transport en commun. Certaines conventions collectives ou accords d'entreprise peuvent prévoir des remboursements supplémentaires. Pour être remboursables, les frais de déplacement doivent concerner des trajets professionnels au-delà du trajet habituel domicile-travail.
Non, il n'est pas possible de cumuler les deux pour un même repas. Si un salarié bénéficie de tickets restaurant et demande le remboursement d'un repas professionnel, l'employeur doit déduire l'équivalent d'un ticket restaurant du remboursement ou du solde de tickets du salarié. Au-delà d'un repas d'affaires par semaine, les frais peuvent être requalifiés en avantage en nature.
Signaux d'alerte : justificatifs flous ou modifiés, dépenses anormalement élevées, doublons de factures, kilométrage excessif, dates incohérentes (weekend, congés), restaurants trop fréquents, absence de détails sur les invités. Solutions : validation hiérarchique, contrôles aléatoires, plafonds par catégorie, vérification GPS pour kilométrage, logiciels avec détection automatique de fraude, analyse des moyennes par service.
Pour le salarié : licenciement pour faute grave (confirmé par la jurisprudence), remboursement des sommes indûment perçues, sanctions pénales pour faux et usage de faux, inscription au casier judiciaire. Pour l'entreprise : redressement URSSAF si requalification en salaire déguisé, redressement fiscal sur TVA indûment récupérée, pénalités et intérêts de retard.
Oui, depuis le 1er juillet 2019, les justificatifs numériques ont la même valeur légale que les documents papier, à condition de respecter l'archivage à valeur probante. Cela signifie que le processus doit garantir l'intégrité, la pérennité et la sécurité des documents. Une fois numérisé selon ces normes, le document papier peut être détruit.
Le coût moyen de traitement manuel d'une note de frais est de 53€, avec un temps de traitement d'environ 30 minutes. En cas d'erreur, le coût supplémentaire est de 48€. Avec une solution digitale, le temps passe à 2 minutes et le coût est divisé par 4. La fraude représente en moyenne 747€ par an et par salarié, et 20% des salariés soumettent des factures non conformes.
Non, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas établir de notes de frais au sens classique. Ils bénéficient d'un abattement forfaitaire sur leur chiffre d'affaires qui est censé couvrir toutes leurs charges. En revanche, ils peuvent déduire certains frais s'ils optent pour le régime réel d'imposition. Les prestataires externes peuvent facturer leurs frais en plus de leurs prestations.
Les frais de télétravail peuvent être remboursés : forfait internet et téléphone, électricité, chauffage, matériel ergonomique, fournitures de bureau. L'URSSAF fixe des limites d'exonération. L'employeur peut opter pour une allocation forfaitaire mensuelle ou un remboursement au réel sur justificatifs. Un accord d'entreprise ou une charte télétravail doit définir les modalités de prise en charge.
Fortement recommandé ! Une politique écrite évite les malentendus et les abus. Elle doit préciser : les types de dépenses remboursables, les plafonds par catégorie, les procédures de validation, les délais de soumission, les justificatifs requis, les cas de refus. Ce document doit être accessible à tous les salariés et régulièrement mis à jour selon l'évolution de la réglementation.
