Mes services pour les PROS

Assistance administrative et commerciale

• Saisie de devis / factures / bons de commande
• Suivi de la facturation et des règlements
• Règlements fournisseurs
• Relances impayés
• Recherches de produits / services
• publipostage courrier ou e-mailing
• Rédaction et mise en page de documents techniques
• Mise sous pli, affranchissement et dépôt à la poste
• Sondages et enquêtes (mail / réseaux sociaux)
• Mise à jour des fichiers clients / fournisseurs
• Organisation de déplacements / évènements
• Gestion d’agenda
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Correction, relecture et mise en page de documents
• Création de modèles de documents
• Classement, archivage, numérisation
• Organisation de réunions
• Transcription de comptes-rendus de réunions
• Gestion de vos projets
• …(liste non exhaustive)

Toutes vos données resteront confidentielles.

Assistance et conseil de gestion

Préparation de la comptabilité

Les secrétaires indépendantes n’ont pas le droit de décider des imputations comptables pour le compte de leurs clients. Elles n’ont pas le droit non plus d’établir les comptes annuels, ni de les réviser, cette tâche étant réservée exclusivement aux experts-comptables.

En revanche mettre à disposition de ces derniers, sous forme de tableaux par exemple, les informations qui leur sont nécessaires, est une tâche que l’entreprise peut confier à une secrétaire freelance. La remise de documents correctement classés et préalablement vérifiés fera gagner énormément de temps au chef d’entreprise comme au comptable chargé du dossier.

Le classement des documents comptables généralement en 4 dossiers

• le dossier « achats » : il regroupe les factures fournisseurs, les avoirs correspondants, les notes de frais classés chronologiquement après vérification des sommes facturées et des paiements effectués (inscription du mode de paiement, numéro du chèque…)
• le dossier « ventes » : factures et avoirs clients, tickets de caisse également vérifiés avec les encaissements, liste des débiteurs…
• le dossier « banque » : les encaissements (espèces, chèques, CB…) et les paiements, pointage avec le relevé bancaire, liste des opérations à venir…
• le dossier « divers » : concernant les paies par exemple, l’inventaire, les crédits…
• Chaque écriture comptable doit être appuyée par une pièce justificative. Il est donc primordial de collecter toutes ces pièces, de les regrouper, de les classer, de les vérifier avant la transmission à l’expert-comptable ;

Les formations de secrétariat comprennent généralement des modules de comptabilité, de sorte qu’une secrétaire indépendante peut assumer sans difficulté les missions d’assistante comptable et préparer votre comptabilité. Néanmoins, il vous faut rester dans le cadre de la législation. Une secrétaire indépendante n’est pas un comptable. Elle peut se charger de votre pré-comptabilité, mais pas assumer la fonction d’expert-comptable, précisément définie par la loi, dans l’ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945, modifiée par l’Ordonnance n°2014-443 du 30 avril 2014.

Même si votre assistante indépendante se révèle experte dans les questions de comptabilité. Ses tâches sont limitées à la préparation des différents supports nécessaires à la comptabilité réalisée par un professionnel. On l’aura compris : une secrétaire indépendante n’a pas vocation à se charger de missions de comptabilité à proprement parler, mais elle vous assiste dans la tenue de votre comptabilité préparatoire.

Concernant les micro-entrepreneurs, la situation est un peu différente de celles des autres entreprises, puisqu’ils sont soumis à une comptabilité simplifiée. Si en tant que micro-entrepreneur, vous peinez à tenir vos comptes, votre livre de recettes ou votre livre de dépenses, pour plus de clarté dans votre comptabilité, vous pouvez parfaitement charger une assistante indépendante de la préparation des écritures comptables.